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A correta prestação de contas e sua importância nos Projetos

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O profissionalismo, a sustentabilidade e a prestação de contas juntas, nada mais são que o tripé de diretrizes que precisam ser constantemente e quase que diariamente praticadas, em busca de transparência junto as Organizações da Sociedade Civil (OSC).

A prestação de contas compreende o conjunto de informações e documentos que tem por objetivo dar transparência as ações realizadas pela entidade.

Todos estes documentos fazem menção não somente à comprovação regular da utilização dos recursos financeiros recebidos, mas também da responsabilidade que lhes foram transferidos.

No entanto esta prática de prestar contas, organizar notas fiscais, registros de pagamentos, fotos do cumprimento de objeto, entre outros, não é uma realidade que podemos encontrar nas Organizações da Sociedade Civil, em alguns casos chega a se tornar uma realidade bem distante, dificultando a captação de recursos por inúmeras fontes existentes. 13 Dicas das Principais Fontes de Recursos para o Terceiro Setor.

Uma prerrogativa para as Organizações da Sociedade Civil é demonstrar o máximo de transparência possível durante a sua gestão. Não somente para as OSC, mas também ao setor público por exemplo.

Esta transparência pode e deve ser obtida pela elaboração e apresentação das prestações de contas, com balanços, balancetes, relatórios anuais, registros fotográficos e muitas outras formas.

O Tribunal de Contas da União – TCU trata a prestação de contas como a “obrigação social e pública de prestar informações sobre algo pelo qual se é responsável”, e afirma que o procedimento é a base da transparência e do controle social.

A boa gestão de um projeto só pode ser garantida com uma prestação de contas bem realizada. O proponente precisa se antecipar, planejando e executando o projeto de forma a garantir a lisura, a transparência e a legalidade na condução de recursos regulados pelo Poder Público. Lembrete: sua prestação de contas começa no dia que iniciar a execução de seu projeto, pois a partir de lá que se originarão notas fiscais, fotos, recibos, entre outras comprovações.

Como elaborar a prestação de contas corretamente.

Desta forma, a prestação de contas se apresenta como um importante instrumento para a transparência no processo de gestão das organizações, precisando ser levado mais a sério, e considerado com um procedimento relevante, o que significa que não deve ser pensado apenas no final do exercício, na conclusão do projeto, ou no encerramento da vigência das parcerias, como vemos acontecer frequentemente.

Todas as vezes que recebemos dinheiro de alguém para uma despesa específica é preciso realizar uma prestação de contas. Se a sua mãe lhe dá dinheiro para a compra do supermercado ela vai querer ver o que você comprou, por meio das mercadorias, ou seja, o cumprimento do objeto, como também da nota fiscal que você recebe ao quitar a compra realizada.

Ressaltamos aqui que a prestação de contas não é função exclusiva do profissional de contabilidade, apesar de, na maioria dos casos, ser geralmente atribuída aos contabilistas e contadores a missão de dar mais transparência às atividades realizadas pelas organizações.

Porém, como pudemos observar, prestar contas não se resume a preenchimento de formulários, elaboração de demonstrações financeiras e apresentação de documentos fiscais e extratos bancários. É muito mais que isso! É a comprovação do cumprimento, de forma clara e correta de cada meta, etapa e fase prevista para a consecução de um objeto pactuado verbal ou formalmente, e claro dentro dos prazos estipulados.

Por isso, relatórios descritivos de atividade, fotos, vídeos, listas de presença, depoimentos, resultados de pesquisas, dados estatísticos, construções, equipamentos, certificados, material de divulgação em rádios, jornais, televisão, e quaisquer outras formas de comprovação da realização das atividades são também integrantes de um processo de prestação de contas.

Portanto, além de demonstrar transparência de sua gestão para a sociedade, as Organizações da Sociedade Civil (OSC) devem prestar contas periodicamente de seus atos e recursos recebidos para seus associados, instituidores e doadores, e obrigatoriamente para seus financiadores.

Se a sua organização recebe e se utiliza de recursos públicos nacionais (advindos da União, Estados, Distrito Federal e Municípios), por meio de parcerias, a prestação de contas precisa ser ainda mais detalhada, complexa, e transparente, devendo obedecer às regras estipuladas pelos concedentes e pela legislação.

Você gera confiança aos patrocinadores ao apresentar relatórios de tudo o que executou.

Mas há também as empresas que além de doar e exigir a apresentação dos relatórios realizam visitas às instituições. Esteja preparado para receber um “FISCAL" do patrocinador. Ele só quer conhecer melhor a sua instituição e quem sabe doar mais!

Em nossos próximos artigos abordaremos um pouco mais sobre as fontes de recursos, como as leis de incentivo, SICONV, entre outros. Mas já saiba de antemão que a Squadra Consultoria presta um serviço completo e diferenciado nas assessorias e consultorias em Prestações de Contas das mais diversas fontes de captação de recursos.

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